EXTERNALITZAR LES TRANSCRIPCIONS, UNA FORMA D’OPTIMITZAR DESPESES ALS AJUNTAMENTS

externalització transcripcions

La informació sobre el govern de l’Ajuntament

El que s’esdevé en el govern d’una ciutat és conegut per la ciutadania, a grans trets, gràcies als mitjans de comunicació, que envien els seus col·laboradors i corresponsals a l’Ajuntament, i gràcies també a les notes informatives que preparen els serveis del mateix Ajuntament.

Però al darrere de les decisions que es prenen hi ha més coses, moltes més.

L’Ajuntament, òrgan de govern de la ciutat, és lògicament un òrgan democràtic. Això vol dir que abans de prendre decisions es parla, es discuteix, s’elaboren propostes, es preparen documents de govern de la ciutat i s’anuncien els decrets de l’alcaldia: de l’alcalde i de la resta del seu equip de govern. I en la majoria d’aquests processos participen els grups municipals: tothom hi pot dir la seva. Finalment, es posen a votació les qüestions tractades, quan pertoca fer-ho segons les lleis.

El desenvolupament de les sessions de l’Ajuntament es reflecteix de manera resumida a l’acta. Aquest és l’instrument d’informació bàsic per saber què ha passat, qui hi havia present i qui ha parlat en cada cas, de quins temes s’havia de discutir i de quins, finalment, s’ha tractat, i quins han estat els resultats de les diverses votacions, quan n’hi ha hagut.

Què és la transcripció?

Hi ha un instrument informatiu imprescindible per conèixer els detalls de les sessions esdevingudes: les transcripcions. És la plasmació en paper, o en format electrònic –per a la intranet de l’Ajuntament i, de vegades, accessible al públic en general–, de tot el que s’ha dit i de tot el que ha ocorregut. Aquestes transcripcions recullen de manera fidedigna tot el que ha passat perquè senzillament reprodueixen paraula per paraula tot el que es diu en cada sessió.

Aquestes transcripcions comporten, com és lògic, una dedicació molt notable. Al cap de l’any, són centenars de fulls escrits.

Com fan les transcripcions molts ajuntaments a dia d’avui

Per portar a terme la feina, l’Ajuntament pot optar per formar professionalment en aquesta funció especialitzada part del personal que treballa al mateix Ajuntament, per tal que hi dediquin els dies que convingui i quan sigui necessari, alliberant-lo circumstancialment de les seves comeses habituals; pot optar per tenir en plantilla personal especialitzat per acomplir aquesta funció; o pot optar per externalitzar la feina.

Aquesta tercera opció és sens dubte la més àgil i pràctica, i també la més econòmica, perquè es compensa de sobres a mitjà termini l’increment inicial de despesa en contractar externament aquest servei.

Quins avantatges s’obtenen d’externalitzar les transcripcions

Aquests avantatges, que es dedueixen immediatament del que acabem d’exposar, es poden explicar a partir de quatre fets:

1) El personal de l’Ajuntament por acomplir la seva feina habitual i no s’entorpeix cap dia el funcionament regular de la corporació municipal.

2) La plantilla de l’Ajuntament no està sobredimensionada, amb personal especialitzat que només tindria feina específica alguns dies de cada mes.

3) Els serveis tècnics de l’Ajuntament no han de proveir mitjans econòmics per adquirir eines, materials i programes específics per acomplir aquesta finalitat, i no s’ha de preocupar per l’obsolescència d’aquests instruments.

4) La transcripció externalitzada només comporta el pagament, a un preu força assequible, de la feina específica que fa l’empresa autònoma a la qual es contracta per tal que acompleixi exclusivament aquesta comesa.

És per aquests motius que l’externalització de les transcripcions dels plens de l’Ajuntament i/o en les diverses comissions, si s’escau que hi ha comissions especialitzades, està esdevenint una forma d’optimitzar despeses realment important.

L’Ajuntament de Cerdanyola per exemple, argumenta que els avantatges que ofereix aquest servei són:

a) a nivell personal: es permet la redistribució de les tasques que realitza la persona encarregada de la transcripció de les sessions aconseguint una major eficàcia administrativa i racionalització del temps.

b) a nivell d’ajuntament: s’aconsegueix una millor gestió dels recursos de personal encara que suposa un increment de la despesa per la contractació d’aquest servei.

L’Ajuntament de Cabrera de Mar és un altre dels que externalitza aquestes funcions. Abans ho feien des de l’Ajuntament amb uns mitjans de transcripció molt precaris. Es tractava d’escoltar una cinta de cassette i transcriure tot el que deien al Ple, a part de tota la càrrega de feina administrativa que tenia la mateixa persona que feia les transcripcions. Eren eines precàries i requeria moltes i moltes hores de feina.

Amb l’externalització del servei van notar una descàrrega de feina molt important. “Va ser una sensació de llibertat impressionant. I més quan te n’adones que l’empresa externa que ho transcriu ho fa ràpid i molt bé. I poder confiar en altres una feina que feies fins ara és molt important”, expliquen des del propi ajuntament.

Com es fan les transcripcions per part d’empreses professionals

L’empresa que s’ha d’ocupar de les feines de transcripció és contractada per a un període limitat i després d’un concurs públic amb condicions molt exigents, per tal de garantir que acomplirà amb perfecció el servei encomanat.

Al terme del període per al qual l’empresa de transcripció ha estat contractada, es convoca un nou concurs, en el qual pot presentar la seva licitació qualsevol altra empresa que compleixi les condicions mínimes establertes en el plec que conforma el concurs convocat. Se signa el nou contracte amb l’empresa que garanteixi amb més fiabilitat en el servei per al qual és contractada, d’acord amb les demandes establertes per l’Ajuntament.

L’empresa contractada ha d’aprofitar al màxim les noves tecnologies per dur a terme la seva feina. El procés de transcripció inclou les fases següents:

– Gravació en format electrònic de les sessions del ple –i de les comissions, si n’hi ha– que té l’Ajuntament.

– Comunicació per part de l’Ajuntament a l’empresa contractada del format i les característiques de presentació que han de tenir les transcripcions, d’acord amb els interessos de l’Ajuntament.

– Exposició en un FTP (‘File Transfer Protocol’, protocol de transferència d’arxius), d’accés restringit –reservat als serveis tècnics de l’Ajuntament i al personal que compon l’equip de transcripció de l’empresa contractada–, dels arxius orals que cal transcriure, fragmentats en UT (unitats de transcripció) per facilitar la distribució de la feina entre el personal de l’empresa contractada i per assolir també la màxima celeritat en la transcripció, de tal manera que es puguin enllestir les transcripcions escrites amb el decalatge que estableixi l’Ajuntament.

– D’aquesta manera, les transcripcions són accessibles de manera molt immediata a l’equip de govern de l’Ajuntament, als grups municipals, als diversos serveis de la corporació i, si escau, als mitjans informatius i al públic en general.

– A l’equip de transcripció contractat se li pot encarregar exclusivament l’elaboració de transcripcions resumides. Aquesta comesa s’ha de fer d’acord amb les indicacions rebudes, les descripcions de l’acta i les notes preses per la persona que exerceixi les funcions de secretaria en cada sessió de ple o de comissió de l’Ajuntament.

– En el cas que les transcripcions de la sessió facin palès que en algun punt descrit a l’acta no s’ha recollit fidelment el que s’ha esdevingut en la sessió objecte de transcripció, l’equip contractat per a la transcripció té la qualificació suficient perquè se li pugui encarregar, si escau, la modificació de l’acta d’acord amb aquelles noves dades.

Una empresa referent en transcripcions

En l’actualitat, l’empresa contractada per fer les transcripcions del Parlament de Catalunya –on s’encarrega també de tasques de correcció i edició del Diari de Sessions–, de l’Ajuntament de Barcelona i de plens de consells comarcals i d’ajuntaments de tot Catalunya, és Mallol Traductors Associats SL, que té una experiència de molts anys (des del 1979) en aquesta tasca específica. En alguns d’aquests casos l’empresa també s’encarrega de redactar les actes de les sessions.

Tal com diu el responsable d’aquesta empresa, Jordi Mallol, “el nostre lema invariable és fer-nos nostre el lema del nostre client, en aquest cas és l’Ajuntament, i això vol dir fer la feina com l’Ajuntament vol que es faci”.

La seva experiència i la seva manera de treballar són les raons que han fet decantar diversos ajuntaments i altres entitats públiques i privades a posar en les seves mans les tasques de transcripció de les seves reunions.

Advertisements

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s

%d bloggers like this: