GESTIÓ DEL CANVI I TRANSFORMACIÓ CULTURAL A L’AJUNTAMENT D’ALCOBENDAS
L’Ajuntament d’Alcobendas és l’òrgan encarregat del govern i administració del municipi d’Alcobendas (Comunitat de Madrid, Espanya).
El repte
L’Ajuntament d’Alcobendas té com a objectiu abordar l’impuls de Microsoft 365 com a Framework de col·laboració digital per a l’organització, que permeti optimitzar el llicenciament contractat i establir les bases de millora en els següents àmbits:
- Optimitzar l’ús de les eines de Microsoft 365
- Implantar millors pràctiques per a l’ús de Microsoft Teams
- Implementar la gestió documental amb SharePoint
- Incorporar solucions avançades amb Power Platform
- Aprofitar les noves capacitats de la IA
L’Ajuntament d’Alcobendas volia realitzar la transformació digital a través de les eines de productivitat d’ús diari per a millorar l’acompliment, la motivació interna i projectar una imatge més moderna.
Solució
L’Ajuntament d’Alcobendas confia amb NexTReT per a desenvolupar i implementar un pla d’adopció i gestió del canvi per a impulsar l’ús de Microsoft 365 en tota l’organització, impartir formació en Microsoft 365 i gestió del canvi i prestar suport en la resolució de dubtes i funcionalitats dels productes Microsoft 365.
El nombre d’empleats de l’Ajuntament d’Alcobendas inclosos en aquest projecte és de 1.400 usuaris i es planteja una implementació en fases ben diferenciades i definides per fites concretes.
Fase 1. Concebre
S’identifiquen i prioritzen els escenaris, mentre s’aprèn, alhora, sobre els recursos disponibles i es planifica la implementació. S’estableixen els objectius, la qual cosa permet mesurar l’èxit.
S’identifiquen quatre grups clau que connectaran la tecnologia i els resultats que són importants per a l’Ajuntament.
- Patrocinadors executius:
Comuniquen la visió i els valors d’alt nivell de Microsoft 365 a l’empresa. - Responsables de l’èxit:
Asseguren que els objectius s’orienten a ajudar les persones a utilitzar i obtenir valor de la nova solució. S’ha treballat en la identificació i selecció d’un conjunt de persones representatives de diferents Àrees de l’Ajuntament. - Primers usuaris:
Participants adequats per al Programa d’adopció primerenca, clau per a obtenir informació valuosa i informar el llançament en tota l’organització - Champions:
Promouen i ajuden a entrenar als seus equips en les noves formes de treball. Creen consciència, comprensió i compromís en tota l’organització.
La interlocució amb els integrants de tots els equips definits es gestiona des de l’equip de Microsoft Teams creat per al projecte amb l’objectiu de garantir el treball col·laboratiu. Amb tots els equips definits es duen a terme diferents sessions de control per a analitzar en tot moment l’estat de salut del projecte.
Fase 2. Incorporar
Es treballa amb les principals parts interessades per a crear i llançar el seu pla d’adopció. Es prepara l’entorn i es prova el seu enfocament d’adopció.
- S’usen comentaris per a realitzar ajustos abans d’escalar a l’empresa.
- Es crea el pla d’adopció.
- Es llança per als primers usuaris.
- S’ajusta el pla.
- Conscienciar a través del compromís de l’usuari final
Els responsables de l’èxit asseguren que els objectius de negoci es determinin en ajudar les persones a usar i obtenir valor de la nova solució de Microsoft 365, mitjançant comunicacions i esdeveniments de participació. - Incorporar histries d’èxit
Al llarg de la implementació els membres de l’equip del projecte i els experts identifiquen exemples que demostrin col·laboració i treball en equip entre les diferents funcions. - Desenvolupament de l’estratègia de comunicació
Es desenvolupa una estratègia de comunicació que generi consciència i entusiasme abans, durant el llançament i al llarg del desenvolupament del projecte.
S’ha generat un Pla de Comunicació pertinent, elaborat en funció del risc del projecte. - Creació de l’estratègia de capacitació
L’estratègia de capacitació desenvolupada es basa a centrar-se en el per què està succeint el canvi, l’ús d’escenaris de treball reals, utilitzar diversos formats, reforçar la capacitació com a capacitació sota demanda i sessions de trucs i millors pràctiques. - Crear una comunitat d’experts sostenible
Els responsables de l’èxit asseguren que els objectius de negoci es determinen en ajudar les persones a usar i obtenir valor de la nova solució Microsoft 365. - Crear i llençar l’estratègia del Programa d’adopció temprana
El Programa d’adopció primerenca va brindar a l’Ajuntament les perspectives que l’ajuden a implementar Microsoft 365 en tots els usuaris. S’ha desenvolupat un pilot com a simulacre, entre un grup representatiu, que l’ajuda a preparar-se per al llançament a gran escala. - Per què és important aquest programa
Aquest pilot va permetre a l’Ajuntament d’Alcobendas el poder avaluar en primera persona l’impacte d’aquest, els beneficis que incorpora, ajustar-lo i posteriorment, decidir extrapolar-lo a la resta de les persones treballadores a l’Ajuntament. - Utilitzar els comentaris dels primers usuaris per a ajustar l’enfocament d’adopció
Els comentaris dels primers usuaris s’han emprat per a revisar els plans de comunicació, capacitació i retroalimentació. S’ajusta l’enfocament general en funció dels comentaris rebuts.
Fase 3. Generar valor
La implementació a escala completa i l’èxit empresarial depenen de l’ús i la satisfacció. Això requereix planificació a través de les fases Concebre i Incorporar, a més d’una excel·lència operativa contínua.
- Realitzar un seguiment dels KPI i l’adopció de l’usuari final
Una vegada adoptat el canvi, es va realitzar el seguiment dels KPI (indicadors clau de rendiment) i es va comprovar si l’Ajuntament els complia. Es va coordinar la generació d’enquestes de satisfacció que van ajudar a comprendre el coneixement i el sentiment dels usuaris cap a la nova solució Microsoft 365. - Accedir a informes i eines de seguiment
Microsoft 365 proporciona informes disponibles per a veure ràpidament les mètriques d’adopció. Aquests informes permeten mesurar els criteris d’èxit i identificar àrees de millora.
Beneficis
L’Ajuntament d’Alcobendas està experimentant una profunda transformació cultural que abasta a tots els integrants de la institució. La capacitació del personal, tant en l’àmbit tecnològic com metodològic, representa un canvi significatiu per a l’organisme, que està millorant el seu funcionament diari i optimitzant els seus processos de treball.
- El 83% de les persones que treballen a l’Ajuntament són conscients de la importància d’un canvi cultural en la metodologia de treball.
- El 83% també està motivat per a l’adopció de noves formes de treball més digitals.
- El 67% de la plantilla considera que té el coneixement necessari de les noves eines i que se senten amb comoditat i agilitat per a fer un ús diari.
- El 83% considera que aquest canvi cultural que ha fet l’Ajuntament d’Alcobendas ha valgut la pena i que suposa un desenvolupament personal i professional per als treballadors.
Les persones treballadores de l’Ajuntament d’Alcobendas estan millorant la seva capacitació sobre les eines de Microsoft 365 i comprenen el valor que aporta a l’organització i al seu acompliment com a empleats, així com la positiva repercussió que pot tenir sobre la ciutadania.
L’Ajuntament d’Alcobendas ha guanyat el premi CNIS 2025 en la categoria Millor iniciativa a la transformació cultural gràcies a l’esforç i l’acompliment durant aquest projecte.
Per a més informació o per contactar amb NexTReT
blogimpulsa 