blogimpulsa

Estem a les portes d’encetar l’època de vacances i totes les organitzacions comparteixen els mateixos reptes: reorganitzar tasques, evitar solapaments d’absències i quadrar al màxim els horaris perquè tant la institució com el personal surtin el més beneficiats possible. Si et trobes en aquest escenari, queda’t perquè t’expliquem com fer àgil i eficient el control i la gestió de vacances del personal empleat públic i quines solucions esdevenen les teves aliades per aconseguir-ho.  

7 tips per gestionar les vacances del personal

Gestionar les vacances correctament és clau per mantenir la productivitat i el bon funcionament de les administracions públiques, però, alhora, és un procés que s’ha d’ajustar a les necessitats de les persones que les integren. Per arribar a l’equilibri i satisfer ambdues parts, hi ha certes pràctiques que els departaments de gestió de persones han de tenir en compte. Entre elles, t’expliquem set que són imprescindibles:

1. Establir una política de vacances

Cal determinar els períodes en que les persones empleades públiques poden escollir les vacances i quin és el procediment que han de seguir. Amb aquestes indicacions, tot l’equip sabrà amb quina antelació ha de demanar els dies, el límit màxim per triar i com han d’efectuar la sol·licitud de les vacances, entre altres qüestions relacionades amb la política d’absències i permisos.

2. Coordinar les diferents àrees

A les administracions públiques, on hi ha àrees diverses amb el seu respectiu personal és indispensable coordinar les vacances entre els equips. Així, es pot garantir una cobertura de llocs de treball adequada i que les entitats continuïn oferint servei amb normalitat.  

3. Definir criteris de prioritat

Aquest punt va directament relacionat amb l’anterior. Per tal d’assegurar el funcionament de cada posició, a l’hora de planificar les vacances del personal, establir criteris de prioritat per raó d’antiguitat, fills/es a càrrec, cura de familiars, etc., pot propiciar una elecció més equitativa de les vacances.

4. Promoure la comunicació

La gestió de vacances ha de ser un procés viu i transparent, per tant és indispensable fomentar una comunicació clara en relació amb la sol·licitud, els terminis i tot el que hagin de saber les persones empleades públiques sobre la tria dels dies de descans. Per això, disposar d’una solució com un portal de la persona empleada, que faciliti l’accés a aquesta informació a la plantilla, millorarà notablement la gestió de presència.

5. Tractar de ser flexible

Sempre que sigui factible, s’ha d’intentar ser flexible amb la gestió de les vacances del personal i considerar les necessitats individuals. Així mateix, s’ha de prioritzar la negociació i la implementació de solucions alternatives per evitar mals entesos o insatisfaccions.

6. Assegurar la cobertura durant les absències

Per gestionar amb èxit les vacances cal tenir una visió clara de les absències a l’administració. Pel que és necessari utilitzar una bona solució de control horari que mostri totes les absències per vacances. Així, serà més fàcil fer l’assignació de tasques a altres membres de l’equip o considerar laincorporació de nou personal interí.

7. Mantenir actualitzats els registres de vacances

Tenir visibilitat del calendari de vacances és fonamental per veure en tot moment les vacances de cada persona, considerar els possibles canvis i organitzar fàcilment la seva absència. En aquest cas, l’actualització de les dades és essencial. Per això, pot ser de gran ajuda utilitzar una solució Cloud de gestió de persones, ja que actualitza la informació automàticament i permet accedir-hi 24/7.

Errors freqüents en la gestió de vacances

Hi ha certes pràctiques que poden posar en perill el control de les vacances del personal i que els departaments de gestió de persones haurien d’evitar:

• Fer la gestió de les vacances manualment, donant-se una major probabilitat d’error vers si es digitalitza el procés.
• No considerar les normatives vigents.
• Portar a terme tasques de gestió de forma duplicada.
• Utilitzar eines obsoletes per planificar les vacances, que no actualitzen la informació en temps real.
• Falta de comunicació interna sobre la política de vacances.

El portal de la persona empleada, un aliat per optimitzar la gestió de les vacances

Ara que ja coneixes les bones i males pràctiques en la gestió de vacances del personal empleat públic, només et falta comptar amb un bon aliat per optimitzar-la: un portal de la persona empleada integrable amb una solució de control i registre horari. Vols saber perquè? Pren nota de tot el que ofereix!

• Permet digitalitzar i agilitzar la gestió de les vacances, entre altres tràmits de RRHH a les administracions.
• Facilita la gestió de peticions de dies de vacances, hores de lliure disposició i permisos laborals. La plantilla pot enviar les seves sol·licituds i els equips de RRHH i responsables assignats la poden aprovar o denegar.
• Dona accés a la informació de presència i absència, actualitzant-la de forma immediata si la solució és Cloud.
• Fomenta la comunicació a les entitats públiques.
• Facilita l’accés al calendari laboral, les absències, el fitxatge, etc., al integrar-se amb una solució de gestió del temps.

Aquestes, entre d’altres avantatges, són les que pots guanyar amb un portal de la persona empleada com Emplower de Grupo Castilla, companyia líder en serveis de coneixement i software per la gestió de persones. Emplower s’integra amb altres solucions de Grupo Castilla, com el control horari, facilitat el seguiment i la planificació de les vacances.

T’agradaria obtenir el potencial d’Emplower? Estàs a un pas d’aconseguir-ho! Aquesta pot ser la solució que estàs buscant per gestionar les vacances amb eficiència a la teva administració pública.

Per a més informació o per contactar amb Grupo Castilla