blogimpulsa

El registre de la jornada laboral és una pràctica obligatòria a partir del Real Decret-llei 8/2019, segons el qual les entitats, tant públiques com privades, han de portar a terme el control de presència i absència de les seves persones treballadores.

Per complir amb el registre horari existeixen diferents eines i una de les més conegudes és l’ús de sistemes biomètrics. Però, ¿sabies que aquests mètodes no són compatible amb la normativa de protecció de dades? L’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha marcat un nou criteri que limita la utilització de dades biomètriques com a sistema de control de presència.

Què implica la nova normativa i quines alternatives tenen les administracions públiques davant aquest nou escenari? Des de Grupo Castilla, companyia espanyola líder en serveis de coneixement i solucions tecnològiques per la gestió de Persones, donem les claus i les millors recomanacions per optimitzar la gestió del temps complint amb la legalitat.

És obligatori el control horari a l’Administració Pública?

Abans de tot, és important esclarir que, pel que fa el seu personal laboral, les administracions públiques també han de realitzar el registre horari, segons marca el Real Decret-llei 8/2019 del 8 de març de 2019.

L’objectiu d’aquesta mesura és prevenir la precarietat laboral, generant un marc de seguretat jurídica, y facilitar el control de la jornada del personal per part de la Inspecció de Treball i Seguretat Social.

Nova normativa de control horari amb sistemes biomètrics: què diu la AEPD

Com anunciàvem al principi, recentment, l’Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD) ha publicat la Guia sobre tractaments de control de presència mitjançant sistemes biomètrics. Un document on marca nous criteris sobre l’ús de dades biomètriques (empremta dactilar, reconeixement facial, reconeixement per veu…) per registrar la jornada laboral i l’accés a les instal·lacions.

Segons l’AEPD, qualsevol dada biomètrica s’ha de considerar com una informació relacionada amb la salut de la persona i, per tant, s’ha de protegir correctament. És per això que incloure sistemes biomètrics com a mètodes de fitxatge quedaria limitat pel que fa el registre horari i el control d’accessos. I és que, com assenyala l’agència, a la legislació espanyola no hi ha autorització específica suficient per considerar necessari el tractament de dades biomètriques amb la finalitat de controlar l’horari laboral.

Per tant, en línia al Reglament General de Protecció de Dades (RGPD), si existeixen alternatives disponibles que impliquin un menor risc sobre els drets i les llibertats de les persones, el processament de dades biomètriques deixa de ser necessari.

Quins sistemes de control horari i registre de jornada poden utilitzar les administracions locals?

Tenint en compte el nou criteri de l’AEPD i la limitació de l’ús de sistemes amb l’empremta dactilar o reconeixement facial per registrar la jornada laboral, és important conèixer quines alternatives tenen les administracions públiques locals al respecte.

Una de les millors apostes és comptar amb un software de control horari. Es tracta d’un sistema accessible a l’ordinador o un altre dispositiu que quantifica la presència de l’equip i permet gestionar diferents torns de treball i calendaris laborals. Així mateix, facilita el fitxatge amb el mòbil, per una app que utilitza la tecnologia de geolocalització. Una opció especialment interessant per contextos de treball híbrids o de teletreball.

D’altra banda, considerant que no es descarta la possibilitat de que en un futur es permeti utilitzar legalment les dades biomètriques a entorns professionals, des de Grupo Castilla recomanem apostar per terminals de fitxatge duals. És a dir, aquells que a més d’incorporar la biometria, també estan equipats amb targetes NFC (contact-less).   

De fet, Grupo Castilla s’ha avançat a la normativa, facilitant aquests terminals duals (biometria + NFC) per tal que les organitzacions no hagin de fer cap canvi d’infraestructura ni inversió afegida. Addicionalment, aquests terminals de fitxatge estan integrats amb el seu mòdul de gestió del temps, de manera que les entitats no han de gestionar els rellotges en cap altre software extern.

Cal remarcar que, a l’hora d’escollir un sistema de control de presència, és clau que es pugui integrar amb altres funcionalitats per optimitzar la gestió del temps i, en general, la gestió de Persones. Una solució de registre horari com la que ofereix Grupo Castilla, que s’adapta al portal de la persona treballadora per potenciar la comunicació interna, és compatible amb motors de nòmina i reflecteix automàticament les absències al salari. A més, dóna accés a la tecnologia HR Analytics per mesurar el rendiment i reduir l’absentisme laboral.

Per a més informació o per contactar amb Grupo Castilla