COM GESTIONAR LA FI DE VIDA DEL TEU PARC INFORMÀTIC
Una guia ràpida per a Directors IT que volen desfer-se dels seus equips usats (White Paper d’AAA Tech)
Quan un departament IT decideix renovar el seu parc informàtic, especialment quan es tracta d’empreses grans amb molts equips, s’enfronta a una sèrie de problemàtiques. Després de la compra dels equips nous, què fer amb els equips antics?
Les bones pràctiques de l’economia circular recomanen allargar la vida útil d’aquests equips que adquirim, ja sigui mitjançant la seva revenda en el mercat de segona mà, la revenda als empleats, la donació o el seu desmantellament per a la reutilització de peces o matèries primeres. Es tracta d’evitar produir equips nous quan encara es poden aprofitar els antics.
En aquest white paper t’expliquem els passos que has de tenir en compte com a director informàtic al gestionar el final del cicle de vida del teu parc i com l’economia circular t’ajudarà a realitzar una gestió més eficient, rendible, legal i compromesa amb el medi ambient.
..
.
.
1 Realitzar un inventari
.
El primer pas per desfer-se dels equips antics és realitzar un inventari el més detallat possible, on aparegui el model, número de sèrie i una petita descripció dels components i el seu estat.
Això ajudarà a conèixer la teva parc de forma objectiva, escurçarà els temps de gestió i facilitarà la tasca del partner amb el qual treballis durant la retirada, per obtenir una estimació del seu valor de mercat.
.
2 Auditoria
.
Una vegada que disposem d’un inventari detallat, es procedeix a una auditoria per verificar que funcionen correctament i determinar el valor que aquests equips tindran en el mercat, en funció del model, any de compra i l’estat en què es trobin.
Hi ha un barem internacional més o menys estandarditzat per classificar equips segons el grau estètic / funcional que presenten:
Tots els equips tenen cabuda en l’economia circular sense importar l’estat en què es trobin, encara que sí determina el seu preu de compra i, per tant, els avantatges o rendibilitat que cada organització pot treure d’ells.
Els equips informàtics i electrònics de grau A són relativament senzills de vendre al mercat de segona mà. Però si emmagatzemes els equips en algun racó de l’oficina, aniran perdent valor amb el pas del temps i, per tant, rebràs menys diners per ells, a més de les possibles trencaments durant el seu emmagatzematge i la ineficiència que suposa conservar equips que podrien estar sent utilitzats. Per aquests motius, al departament informàtic li convé desfer-se’n en el mateix moment de la renovació o el més aviat possible.
Arribats a aquest punt, el departament IT té dues opcions:
• Gestionar la recerca de clients per a cada equip, ja sigui a través de portals web o clients offline, i encarregar-se de la logística i el transport.
• Delegar la gestió a una empresa especialitzada en la compra-venda d’equips informàtics, que els donarà sortida a través de les seves pròpies xarxes de clients i brokers en el sector de segona mà o reciclatge.
Si optes per vendre els equips a una empresa especialitzada, rebràs una oferta econòmica basada en el valor que els teus equips tinguin en el mercat.
Els equips de grau B i C també poden vendre a empreses especialitzades que els reparen i reacondicionan, encara que el seu valor es veurà reduït. Els portàtils i les pantalles són més difícils de vendre quan tenen desperfectes estètics, però altres equips com la torre d’un ordinador de sobretaula sí que poden vendre encara que tinguin esgarrapades, ja que solen amagar-se sota la taula i no suposa un problema per a molts clients.
Una opció interessant per a aquells equips que encara funcionen però tenen dificultats per ser col·locats en el mercat és la revenda subvencionada als empleats.
L’empresa també pot plantejar-se la donació a ONG, ja que així podran allargar la vida útil del producte, estalviar-se la destrucció i beneficiar-se d’una desgravació fiscal per l’import de la donació.
.
Quan ja s’ha espremut al màxim la vida útil d’un equip, s’envia a una empresa de reciclatge autoritzada pel ministeri perquè gestioni els RAEE (Residus d’Aparells Elèctrics i Electrònics), mitjançant la destrucció o separació de peces.
.
Aquestes empreses s’encarreguen d’estendre un certificat de reciclatge o de fi de vida equip, que totes les empreses estan obligades a tenir per normativa. Aquest document serveix per demostrar que l’ordinador adquirit (que apareix en la comptabilitat de l’empresa) s’ha derivat a una planta de reciclatge especialitzada que compleix amb les normatives mediambientals, com la ISO 14001. Recorda que la teva empresa pot enfrontar-se a multes en cas de no poder demostrar que els equips han estat venuts o reciclats correctament.
.
3 LOPD i esborrat de dades
Abans de treure els equips de l’empresa i enviar-los al següent baula de la cadena, els departaments IT tenen l’obligació de realitzar un esborrat segur de les dades per complir amb la LOPD (Llei Orgànica de Protecció de Dades). El director IT ha de assegurar-se que no queda cap dada exportable dins dels discos durs dels equips. Per aconseguir-ho, n’hi ha prou amb un esborrat a baix nivell, que asseguri que tot el disc ha estat reescrit i faci practicament impossible la reconstrucció de les dades.
Per fer-ho, normalment s’utilitza un programari especialitzat que sol demorar entre una i tres hores, depenent de la capacitat de cada disc dur. Això sol provocar endarreriments en l’empresa perquè els equips han d’estar immobilitzats, amb un o més tècnics gestionant les fases en què cal estar present.
Com els departaments informàtics solen estar saturats i necessiten eliminar tasques que roben temps, de vegades encarreguen la gestió a altres empreses, especialment quan la quantitat d’equips és considerable. Aquests proveïdors compten amb bancs de treball que permeten l’esborrat de desenes de discos durs en paral·lel, accelerant així la disponibilitat dels equips nets.
A més de l’esborrat, algunes empreses tenen estàndards molt alts de seguretat i també demanen la seva destrucció física, acompanyada de la seva corresponent certificat de destrucció.
.
4 Logística inversa
La logística inversa es posa en marxa per retornar l’equip fins al punt de reciclatge, passant per totes les fases de revenda, donació, descomposició en peces o destrucció.
Aquesta fase és probablement la més problemàtica de totes, ja que requereix gestionar a diferents actors de diferents llocs. Una bona organització i planificació són clau per desfer-se dels equips de forma eficient.
Si l’empresa és multi-site, amb moltes oficines repartides pel territori nacional i diversos equips en cadascuna, es necessita una bona gestió per reagrupar tots els equips correctament. Cal assignar a cada punt a una persona que s’encarregui de tenir els equips embalats i preparats per al seu lliurament al transportista.
Realitzar la logística inversa en empreses multi-site requereix d’un inventari exhaustiu que especifiqui quants equips hi ha a cada seu i un telèfon de contacte. A més, els equips han d’estar correctament embalats perquè el transportista pugui recollir-los. Si no sap fer aquesta gestió internament, és millor contactar amb un partner que el gestioni, ja que els equips poden patir contratemps durant el trajecte i perdre el seu valor inicial.
.
5 Conclusió
Consells finals per optimitzar al màxim el cap de vida dels teus equips:
• Realitza un inventari exhaustiu de tots els equips
• Contacta amb una empresa especialitzada en renovació informàtica perquè auditi el teu parc i coneguis el valor real que té al mercat
• Realitza l’esborrat de dades dels teus equips per complir amb la LOPD de forma ràpida i segura
• Decideix el que vols fer amb els teus equips: si vendre’ls al mercat de segona mà o als teus empleats per donar-los una segona vida, a més de rebre diners per ells, donar-los a una ONG o destruir-los a través d’un gestor autoritzat
• Planifica amb temps la logística inversa dels equips o delegar la gestió a una empresa especialitzada
• Retira els equips antics i fes que la teva plantilla tregui el màxim profit dels equips nous
.
Sobre AAA Tech:
AAA Tech és un servei clau en mà que simplifica i optimitza la gestió de la fi de vida dels teus equips informàtics, des de la pròpia migració dels equips fins a la seva venda en el mercat de segona mà, la gestió del seu reciclatge, la donació o la revenda als empleats:
• T’assessorem sobre qualsevol aspecte de la renovació tecnològica
• Taxem el valor del teu parc i et proposem solucions personalitzades
• Venem els equips que ja no utilitzes en el mercat de segona mà
• Gestionem tota la logística inversa, sense importar la grandària o complexitat del projecte, i comptem amb partners logístics de confiança
• Realitzem l’esborrat segur de dades certificat, segons estableix la LOPD
• Respectem les normatives mediambientals i tramitem els teus certificats de destrucció oficial
Vols vendre els teus equips o renovar el teu parc?
• Omple aquest formulari
• Truca’ns al +34 935.305.503
• Escriu-nos a: richardfcn@aaa-group.com
I ens posarem en contacte amb tu per atendre les teves necessitats.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
blogimpulsa 