RENOVACIÓ D’EQUIPS D’IMPRESSIÓ, CAP A UN MODEL MÉS SOSTENIBLE: EL CAS D’ÈXIT DE FIRA BARCELONA
Els sistemes d’impressió són quelcom essencial per moltes empreses públiques i privades de Catalunya. La gestió dels consumibles i el manteniment dels equips generen sovint frustracions, ineficiència i costos innecessaris.
.
Fa poc més d’un any, Fira de Barcelona va renovar la seva flota d’equips d’impressió de la mà de Control Group, especialistes en implementació de solucions globals de sistemes d’impressió.
.
Els equips d’impressió de Fira de Barcelona estaven obsolets i calia renovar-los. El departament d’informàtica s’encarregava de la gestió de les impressores mentre que el departament de compres gestionava els consumibles i les fotocòpies. Aquesta estructura de gestió tenia uns costos força elevats i era ineficient. A més a més, Fira de Barcelona disposava d’equips de diferents marques i models, fent de la gestió dels consumibles una autèntica odissea.
.
Després d’un anàlisi de la situació, Fira de Barcelona va treure a concurs públic el contracte dels sistemes d’impressió. Es buscava modernitzar els aparells, aconseguir una millora en la gestió dels consumibles, reduir costos i reduir el consum energètic.
.
Control Group ha estat l’empresa encarregada d’implementar el sistema d’impressió basat en el pagament per còpia. Per a Fira de Barcelona, aquest sistema ha estat la millor opció per obtenir un control detallat dels costos i definir-ne una reducció.
.
El preu de la pàgina impresa inclou la instal·lació de la impressora, el servei tècnic, les peces de recanvi i els consumibles. Per tant, es pot definir com un servei de tot inclòs ja que no cal que els informàtics de Fira de Barcelona arreglin impressores ni cal subcontractar tècnics per realitzat tasques de manteniment.
.
El software que ha instal·lat el distribuïdor, permet controlar quin usuari imprimeix més i posar-los límits d’impressió mensual si es detecta un malbaratament o un ús inusual dels sistemes d’impressió. Això permet optimitzar els recursos i tenir en tot moment controlats els seus equips d’impressió.
.
A final de mes, Fira de Barcelona rep una factura amb el volum d’impressió de tots els equips d’impressió, permetent la quantificació del preu de les còpies realitzades en aquell període de temps. Aquesta factura permet imputar els costos d’impressió a cada departament sense fer estimacions, sinó amb dades reals basades en els equips d’impressió dels que disposen. D’aquesta manera, la gestió queda totalment unificada i amb una sola factura es paguen tots els serveis relacionats amb els equips d’impressió (consumibles, servei tècnic, recanvis..).
.
Un dels sistemes que ha permès estalviar més paper, tinta i en conseqüència reduir les emissions de CO2 ha estat la verificació dels usuaris. És a dir, a Fira de Barcelona quan un treballador envia a imprimir un document o varis, la impressora no els imprimeix fins que el mateix usuari introdueix el seu codi a la màquina. D’aquesta manera, s’aconsegueix privacitat en els documents, ja que només els pot recollir la persona que els envia, i així mateix, s’evita la impressió de documents erronis. Amb aquest sistema, per imprimir un document s’ha d’enviar a la impressora, i un cop allà confirmar-ne la seva impressió.
.
La flota d’equips d’impressió es va reduir de 120 aparells a 80 de la mateixa marca (HP) i de 3 models diferents. David Quevedo, Director Comercial i Consultor de Negoci de Control Sistemes destaca: “Som representants d’HP amb el màxim distintiu que atorga la marca, esdevenint a dia d’avui una de les millors empreses del mercat nacional com per implementar serveis i solucions d’impressió”.
.
Fira de Barcelona ha passat d’una situació de desconeixement de les còpies que es feien fins a un control al minut de cada impressora i cada usuari. Moisés Ramos, IT Operations Manager de Fira de Barcelona n’ha fet una valoració molt positiva “Amb el nou model de funcionament ens hem oblidat de la gestió dels consumibles ja que tot està automatitzat”.
.
Un cop detectades les necessitats i fet un estudi de la situació, Fira de Barcelona va optar per renovar els seus sistemes d’impressió decidint-se per un servei de pagament per còpia. Després d’un any d’implementació del nou sistema, la valoració del canvi ha estat molt positiva.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
blogimpulsa 