blogimpulsa

BSM és una empresa de l’Ajuntament de Barcelona que va néixer l’any 2002 amb l’objectiu d’unificar en una sola societat la prestació de serveis municipals. Actualment, les activitats que gestiona BSM són variades i inclouen des d’aspectes relacionats amb la mobilitat fins a la gestió d’instal·lacions de referència dedicades a la cultura, l’oci i la biodiversitat.

El repte

Diferents unitats de negoci de BSM feien servir el paper per tal d’omplir diferents tipus de parts de feina. Conegut el compromís de BSM amb el medi ambient i els seus objectius de desenvolupament sostenible (ODS) i el treball en una de les seves línies estratègiques per la innovació i la digitalització, volien l’eliminació del paper i fer més eficients els fluxos de validació a través de la digitalització de tots els partes i formularis de feina de les diferents unitats de negoci.

BSM proposava que la realització d’aquest projecte fos amb les possibilitats que ofereix la suite de Microsoft 365, per a un aprofitament exhaustiu de les solucions que incorpora aquesta plataforma, d’acord amb l’estratègia establerta per la unitat corporativa de Sistemes d’Informació.

Solució

El projecte per la digitalització de diferents unitats de negoci de BSM va consistir en el desenvolupament del conjunt de formularis digitals pel Zoo de Barcelona, Agents Cívics i la unitat corporativa de Planificació Estratègica. Assegurar el seu back office de gestió, els fluxos de treball i el repositori de dades per diferents àrees de BSM, així com el manteniment d’aquest i de diversos llocs webs corporatius desenvolupats amb Microsoft Sharepoint.

L’arquitectura proposada per NexTReT es basa en la plataforma Microsoft 365 i la seva aplicació de Power Platform. Dins de Power Platform s’utilitzaran 2 productes:

• Power Apps: Eina per la creació de formularis SharePoint i Aplicacions mòbils així com portals web.
• Power Automate: Eina que facilita la generació d’automatismes integrats dins de la plataforma Office 365 i les seves eines i aplicacions activades.

La proposta de NexTReT va ser generar dins de la plataforma SharePoint Online els diferents repositoris de dades per donar suport als formularis que s’havien de crear tant per el Zoo, Agents Cívics i Planificació Estratègica. Les dades generades pels formularis serien emmagatzemades dins de llistes de SharePoint distribuïdes en diferents Sites.

Amb Power Apps es van crear les apps necessàries per a que els usuaris accedeixin via mòbil o tablet als formularis i puguin omplir o modificar la informació dels diferents registres emmagatzemats. Power Apps també permet compartir l’aplicació amb un grup limitat d’usuaris i així compartir només amb aquells que poden fer ús de les dades i dels formularis generats.

Els automatismes que es volien assolir com les aprovacions de dades, revisions de dades per assegurar els contingut vàlids i validats per una persona supervisora es van fer amb Power Automate. La gestió dels validadors es va fer a través de llistes de configuració on es poden especificar qui son es usuaris validadors.

A nivell de distribució de l’arquitectura de dades, es va proposar la creació d’un Site per cadascuna de les seccions de dades i formularis a generar (Zoo, Agents Cívics i Planificació Estratègica) i així disposar d’una bona separació de les dades que permet una configuració adequada dels permisos d’accés a les dades així com per la configuració dels formularis.

El servei de NexTReT a BSM va acompanyat dels manteniments preventius i correctius de desenvolupament i infraestructura d’aplicacions de Sharepoint, documentació, servei d’ atenció d l’usuari a través d’una eina de Ticketing i suport i col·laboració amb altres àrees de TI.

Beneficis

BSM amb la incorporació dels formularis digitals ha pogut eliminar el paper, un punt molt important per el seu compromís amb el medi ambient, i fer més eficients els fluxos de validació i processos de back-office.

Disposa de varis formularis per les diferents unitats de negoci que faciliten les tasques diàries de les persones que hi treballen ja que ho poden fer tot des de un mòbil o una tablet.

Ha augmentat la seguretat i el control d’accés a la informació degut als diferents rols d’usuari dels que disposa la plataforma de Sharepoint.

Per a més informació o per contactar amb NexTReT